Privacyreglement voor Sollicitanten

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem

Vijfseweg 150   -  8790 Waregem

Ondernemingsnummer 0405.460.592   Riziv nr 7/10397/31/000

Versie 28/08/2023

I WETTELIJK KADER

Het Privacyreglement past binnen de Europese en nationale wetgeving die de verwerking van persoonsgegevens regelt. Het gaat meer bepaald om:

- de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (‘Kaderwet’); en

- de verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna: de GDPR).

Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden u als sollicitant aan om de meest recente versie van dit document te raadplegen op onze website: www.werkenbijolvw.be.

II UW PRIVACY BESCHERMEN DOEN WE SAMEN

1. Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem waakt over uw privacy

Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem hecht veel belang aan uw privacy. We willen als ziekenhuis op een wettelijke, correcte en transparante wijze omgaan met uw persoonsgegevens. Met dit privacyreglement willen we u als sollicitant zo volledig mogelijk informeren over de wijze waarop het ziekenhuis uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem, gevestigd te Vijfseweg 150, 8790 Waregem en per mail te contacteren via info@ziekenhuiswaregem.be .

Door het versturen van uw sollicitatie gaat u ermee akkoord dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. Deze gegevens zullen door ons vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor de sollicitatieprocedure bij het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. Wij zullen geen informatie verstrekken aan derden, tenzij wij daartoe op grond van de wet verplicht zijn.

2. Met welk doel verwerkt het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw persoonsgegevens?

Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem verwerkt persoonsgegevens verstrekt door sollicitanten in de loop van de huidige en/ of toekomstige sollicitatieprocedure. De gegevensverzameling gebeurt via de gegevens die de sollicitant meedeelt op de website (https://www.werkenbijolvw.be/vacatures) of via persoonlijke contacten en/of e-mail met de sollicitant.

De verwerking van de gegevens gebeurt ter voorbereiding of ter uitvoering van de contractuele arbeidsrelatie.

Deze gegevens kunnen daarnaast ook gebruikt worden voor de aanleg van een werfreserve om sollicitanten te kunnen informeren over toekomstige inzetplaatsen.

3. Welke gegevens verzamelt en verwerkt het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem?

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats , pasfoto…

• contactgegevens: adres, telefoonnummer en e-mailadres

• gegevens die toelaten te beoordelen of uw kandidatuur in aanmerking komt voor een bepaalde functie: diploma’s, gevolgde opleidingen, talenkennis, stages, uw professionele ervaring (jobtitel, bedrijfsnaam, belangrijkste taken en verantwoordelijkheden)

• de opgeladen cv en begeleidende motivatiebrief

• in geval van aanwerving: bankrekeningnummer, rijksregisternummer, medische attesten, ID-kaart…

• gerechtelijke gegevens (uittreksel uit het strafregister dient voorgelegd te worden)

Indien aanvullende persoonsgegevens door u worden verstrekt, geeft u (door deze actieve handeling) toestemming aan het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem om ook deze gegevens te bewaren en/of te verwerken in het kader van de sollicitatieprocedure.

4. Hoe verwerkt het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt op basis van uw toestemming en zullen enkel worden gebruikt om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarvoor een vacature werd geplaatst of waarvoor u een spontane sollicitatie heeft verstuurd, ter uitvoering van het wervings- en selectieproces. Daarnaast zal het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem, indien nodig, uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen voor verdere vragen en/of om u uit te nodigen voor een (kennismaking)gesprek.

5. Met wie deelt het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw persoonsgegevens?

Voor de verwerking van de persoonsgegevens, die u ons in het kader van uw sollicitatie en mogelijke tewerkstelling verstrekt, doet het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem een beroep op een derde organisatie die het beheer of andere relevante diensten levert aan het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. Dit is onder meer de beheerder van de website (IKOON), voor het bekendmaken van de vacatures en het verwerken van uw cv en motivatiebrief. Mogelijks worden uw gegevens ook doorgegeven in het kader van bijkomende assessments.

Belangrijk is dat het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem concrete maatregelen neemt om uw gegevens te beveiligen. Meer bepaald moeten ook de externe partijen strikte regels volgens en zullen zij:

- alleen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren en mogen zij deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken;

- zich ten opzichte van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem contractueel engageren om de gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten;

- de nodige garanties bieden dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om uw privacy te beschermen.

In geval van wettelijke verplichtingen, zullen wij uw gegevens met overheidsinstanties delen.

6. Hoelang bewaart het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw persoonsgegevens?

Ter ondersteuning van een efficiënt selectie- en rekruteringsprogramma bewaart het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw gegevens gedurende 5 jaar na het indienen van uw meest recent sollicitatieformulier.

Wanneer de selectieprocedure leidt tot een arbeidsovereenkomst, worden de gegevens van uw sollicitatie- en selectieprocedure opgenomen in uw personeelsdossier.

7. De vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens

Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat uw persoonsgegevens beveiligd en beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, tegen opzettelijk verlies en tegen vernietiging of beschadiging ( bv. toegangscontrole tot onze locaties, een beperkte groep van HR-medewerkers hebben toegang tot uw gegevens… ).

8. Uw rechten als sollicitant

8.1. U hebt recht op een geïnformeerde toestemming

Via dit privacyreglement wordt u als sollicitant geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens en de rechtsgrond voor deze verwerking. U kunt de meest recente versie van het Privacyreglement ook terugvinden op onze website via www.werkenbijolvw.be.

Wanneer het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem uw persoonsgegevens ook op een andere wijze wil verwerken dan deze vermeld in dit Privacyreglement, dan is dat alleen mogelijk met uw geïnformeerde toestemming.

8.2. U hebt recht op inzage en doorgifte van uw persoonsgegevens

Als sollicitant hebt u het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens, die over u als sollicitant worden verwerkt door het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem.

Daarnaast hebt u het recht om het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem te vragen uw persoonsgegevens aan uzelf of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.

8.3. U kunt uw gegevens laten verbeteren

U hebt het recht om kosteloos alle onjuiste of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Hiervoor kunt u een mail richten naar de HR-dienst van het ziekenhuis: hr@ziekenhuiswaregem.be.

8.4. Op uw vraag kunnen gegevens verwijderd worden

Als u meent dat uw persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of onrechtmatig worden verwerkt), dan kunt u per mail aan de personeelsdienst van het ziekenhuis (hr@ziekenhuiswaregem.be) vragen om deze persoonsgegevens definitief te wissen.

Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem is echter niet verplicht om de persoonsgegevens te wissen als ze rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden overeenkomstig de GDPR.

8.5. U kunt zich verzetten tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens

Hoger werd al gewezen op de verwerking van gegevens omwille van een gerechtvaardigd belang van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. U kunt zich hiertegen verzetten, waarna het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem de verwerking zal stopzetten tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen.

8.6. Uw rechten kunt u laten gelden via de DPO van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem

Voor de uitoefening van uw rechten en/of bij eventuele klachten omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u steeds terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) per brief (DPO - Vijfseweg 150, 8790 Waregem) of via mail DPO@ziekenhuiswaregem.be. Na indiening van uw verzoek zal u binnen de maand een ontvangstbevestiging krijgen. Een afwijzing van uw verzoek zal worden gemotiveerd.

Als u, na contactname met de DPO, van mening bent dat de bepalingen van dit Privacyreglement niet worden nageleefd of als u andere redenen tot klagen hebt in verband met de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer, kunt u zich rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wil je meer weten over het privacybeleid van Jobtoolz Klik hier